Der Kreis Segeberg liegt als Teil der Metropolregion Hamburg verkehrsgünstig inmitten von Schleswig-Holstein zwischen Nord- und Ostsee und ist ein verlässlicher Arbeitgeber für rund 1.100 Mitarbeiter*innen.
Der Fachdienst »Allgemeine Dienste und Service« ist für alle Mitarbeiter*innen der Kreisverwaltung zuständig und stellt zahlreiche interne Dienstleistungen bereit. Er koordiniert und bewirtschaftet in allen kreiseigenen sowie angemieteten Verwaltungsgebäuden und Räumen unter anderem die Bereiche Information, Telefonzentrale, Poststelle, Virtuelle Poststelle, Postfahrdienst, Bearbeitung von Druckaufträgen, Fuhrparkmanagement, Beschaffungsmanagement und Veranstaltungsmanagement.
Ihre Aufgaben:
Operatives Veranstaltungsmanagement, z. B.
Planung, Organisation und Koordination des Veranstaltungs- und Raummanagements der Kreisverwaltung (u. a. Verwaltung, Pflege und Belegungsplanung aller Besprechungs- und Veranstaltungsräume, Klärung von Belegungskonflikten und Terminkollisionen)
Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen bei Fragen zur Raum- und Veranstaltungsbuchung sowie Bearbeitung von Anfragen, Rückmeldungen und Beschwerden im Zusammenhang mit Raum- und Veranstaltungsbuchungen
Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Übersichten zur Raum- und Veranstaltungsnutzung
Organisation und Sicherstellung der erforderlichen Veranstaltungsausstattung (z. B. Bestuhlung, Tische, Flipcharts, Moderationsmaterialien, Präsentations- und Medientechnik) sowie Koordination und Abstimmung mit internen Beteiligten (insbesondere IT sowie Hausmeister- und Logistikdienste)
IT-Fachkoordination des Buchungsprogramms (aktuell Flexopus), z. B.
Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen
Bearbeitung und Klärung von Anwendungsfragen und Störungsmeldungen
Pflege und Aktualisierung von Stammdaten sowie Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen
Begleitung von Updates, Tests und Weiterentwicklungen
Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Identifikation von Digitalisierungspotenzialen
Durchführung von Schulungen und Einweisungen für Nutzer*innen
Ihr Profil:
Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder
Eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur Kauffrau/zum Kaufmann für Hotelmanagement, zur Veranstaltungskauffrau/zum Veranstaltungskaufmann oder einer vergleichbaren Ausbildung mit organisatorischem Schwerpunkt
Affinität für unterschiedliche IT-Verfahren
Bereitschaft, die Arbeitsleistung in Ausnahmefällen auch in den späten Nachmittagsstunden zu erbringen
Fachkundige Deutschkenntnisse (Kompetenzniveau mindestens C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen)
Und darüber hinaus idealerweise
Kenntnisse im Vergabe-, Haushalts- und Ordnungsrecht
Anwendungskenntnisse in Raumbuchungssystemen
Eigeninitiative sowie Planungs- und Organisationsfähigkeit
Kund*innen-/Bürger*innenorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität
Die Fahrerlaubnis der Klasse B bzw. 3 und die Bereitschaft, Ihren eigenen PKW gegen Kostenerstattung zu nutzen
Benefits
Sicherer Arbeitsplatz
Festes Monatsgehalt
Moderne Büroausstattung
Zuschuss Fahrrad/ÖPNV-Ticket
Fort-/Weiterbildungsangebote
Firmenfitness/psych. Beratung
Flexible Arbeitszeiten/mobiles Arbeiten
Kinder-/Pflegenotfallbetreuung