Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin ist eine der führenden deutschen Hochschulen. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie Forschungsexzellenz mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen sowie ihre progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die Humboldt-Universität verfügt über den Status einer Exzellenzuniversität.
Das Referat Veranstaltungsmanagement mit Sitz im Hauptgebäude der Humboldt- Universität zu Berlin ist in der Abteilung Kommunikation, Marketing und Veranstaltungsmanagement angesiedelt. Hier werden zahlreiche zentrale Veranstaltungen konzipiert und organisiert. Dazu zählen z. B. die Lange Nacht der Wissenschaften, der Neuberufenen-Empfang, die Immatrikulationsfeier und ausgewählte Veranstaltungsformate im Humboldt Labor.
Ihre Aufgaben:
Planung, Organisation und Durchführung externer und interner universitärer Veranstaltungen und Ausstellungen:
Planung verschiedener Veranstaltungsformate für zentrale universitäre Events sowie für Events der Berlin University Alliance unter Berücksichtigung und Bewertung von u. a. organisatorischen, rechtlichen und sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen
Berücksichtigung der Spezifik von Stakeholdergruppen und damit verbundener besonderer Herausforderungen unter Beachtung zentraler Kommunikationsziele der HU
Kaufmännische Vorbereitung der Veranstaltungsformate, insb. Kostenvor- und Nachkalkulation inkl. Controlling
Einholung, Vergleich und Zuschlagserteilung von Dienstleisterangeboten
Vorbereitung sowie Prüfung von Vertragsunterlagen sowie Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren
Erstellung von Ablauf-, Kommunikations- und Projektmanagementplänen
Aktualisierung relevanter Online-Plattformen und Veranstaltungssoftware
Verteilerpflege
Kommunikation mit und Koordination der Dienstleister und Gewerke einschließlich der Bereitstellung von Technik und Ausstattung
Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektleitenden und deren Koordination
Abwicklung / Nachbereitung der Veranstaltungsformate inkl. Abrechnung
Erfolgskontrolle und Nachlese für Folgeveranstaltungen
Bearbeitung von Raumanfragen
Newsletter-Erstellung
Begleitung von Auszubildenden des Referats
Das bringen Sie mit:
Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Veranstaltungskaufmann*frau oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
Vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen rund um die Themen Veranstaltungsorganisation, -durchführung und -sicherheit
Kenntnisse im Bereich Kostenplanung, Budgetierung und Kostencontrolling
Kenntnisse der Datenschutz-Grundverordnung
Kenntnisse im Sicherheits- und Brandschutzrecht (inkl. technische Sicherheit)
Kenntnisse von Tagungsmanagementsystemen, Veranstaltungssoftware und Verteilerdatenbanken
Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1-Niveau)
Gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau)
Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen Office-Programme
Ausgeprägte strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Aufgabenmanagement
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
Teamfähigkeit, Flexibilität und Serviceorientierung
Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in Abendstunden und am Wochenende
Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
Kenntnisse im Haushaltsrecht und Erfahrungen in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und Drittmittel
Kenntnisse des Vergaberechts und des Vertragsrechts
Ausbilderschein für den Ausbildungsberuf Veranstaltungskauffrau/-kaufmann
Benefits
Ein modernes Arbeitsumfeld
Eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
Eine strukturierte Einarbeitung
Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
Sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
Betriebliche Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL Classic)
Ein attraktives Firmenticket/Deutschlandticket-Job (Zulage)
Hochschulsport sowie weitere Benefits
Als familiengerechte Hochschule fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.